Zu den Aufgaben des ersten Bürgermeisters gehört es, die Beratungsgegenstände der Gemeinderatssitzungen vorzubereiten und den Gemeinderat unter Angabe der Tagesordnung mit angemessener Frist zu den Sitzungen einzuberufen.

Der erste Bürgermeister legt die Tagesordnung für die Sitzungen fest und bereitet die Beratungsgegenstände der Gemeinderatsitzungen vor. Jedes einzelne Gemeinderatsmitglied hat dabei einen Anspruch auf Aufnahme seines Antragsgegenstandes in die Tagesordnung. Zur Vorbereitung der Sitzung gehört, dass alle maßgeblichen tatsächlichen und rechtlichen Gesichtspunkte der Beratungsgegenstände sowie mögliche Entscheidungsalternativen aufklärt werden. Im Rahmen des Selbstverwaltungsrechts kann der Gemeinderat in seine Geschäftsordnung nähere Regelungen zur Art der Vorbereitung der Beratungsgegenstände aufnehmen, insbesondere die Fertigung von Sitzungsvorlagen vorschreiben.

Der erste Bürgermeister beruft den Gemeinderat unter Angabe der Tagesordnung mit angemessener Frist ein. Wann eine Sitzung einberufen wird, steht grundsätzlich im Ermessen des ersten Bürgermeisters. Er muss aber z.B. dann eine Sitzung einberufen, wenn ein Viertel der ehrenamtlichen Gemeinderatsmitglieder dies schriftlich unter Bezeichnung des Beratungsgegenstandes der Sitzung verlangt. Auch unverzüglich nach Beginn der Wahlzeit muss eine Gemeinderatssitzung einberufen werden.

In der Geschäftsordnung des Gemeinderats ist u.a. zu regeln, ob die Einladung der Gemeinderatsmitglieder zu den Gemeinderatssitzungen schriftlich ergehen muss. Zu einer ordnungsgemäßen Ladung gehört auf jeden Fall, dass die Tagesordnung übermittelt wird, damit sich die Gemeinderatsmitglieder auf die einzelnen Beratungsgegenstände vorbereiten können. Weitere Unterlagen müssen der Einladung an sich nicht beigefügt werden, die Geschäftsordnung des Gemeinderats kann insoweit jedoch etwas anderes vorsehen.